Dokumentasjon av reparasjonsarbeider er meget viktig for å huske hvordan man gjorde arbeidet, og med hvilke metoder og teknikker. Ikke bare i sin egen tid, men også for senere generasjoner. Viser reparasjonen seg ikke å holde over tid, blir det mulig med dokumentasjonen å se hva som den gang ble gjort, og eventuelt å korrigere metode og teknikker med henblikk på kommende arbeider av samme type.
Dokumentasjon før tiltak
Dokumentasjon før tiltak vil i praksis være tilstandsanalysen som utarbeides før utbedring. Dvs. man beskriver tilstanden på den del det gjelder enten det er en festningsmur eller en bygning. Man inntegner på oppriss og plan skadestedet og skadens omfang, og man fotograferer skadestedet i helhet og detalj. Det utarbeides en tilstandsrapport på bakgrunn av registrert tilstand og helhetlig vurdering av situasjonen, med anbefalinger om tilak. Dette arbeid kan utføres i egen regi (Forsvarsbygg) eller av konsulent.
Dokumentasjon av prosessen
Alle tiltak som gjennomføres, skal dokumenteres. Arbeidsgangen, materialene og metode skal kort beskrives sammen med problemer eller oppdagelser som oppstår underveis. Hvis forutsatt metode eller teknikk forandres, skrives en begrunnelse for det. Bruk av redskaper beskrives eller fotograferes slik at måten de ble brukt på blir bevart. Arbeidsprosessen skal dokumenteres gjennom fotografering. Dette kan f.eks. utføres av den utførende entreprenør eller av konsulent, i samråd med Faggruppe kulturminnevern.
De innsamlede opplysninger samles i en rapport, hvor også anvisning på fremtidig vedlikeholdsmetode beskrives (FDV dokumentasjon).
«Kongswinger Fæstnings Brystværne og Glacis. Profil saaledes som de nue ere og saaledes som de burde være som projectered er». 1807. Størrelse 22,5 x 32,5 cm. Profilen på vollgangen på festningsmurene og glacienes fot ble endret i 1809. Ved en oppretting eller tilbakeføring av disse partier på festningen, er denne tegning en viktig dokumentasjon for hvordan det så ut. Legg merke til palisadene på glacistoppen. Når man fjernet støttemuren ved glacienes fot, var det fordi man var redd for at en angriper kunne sitte i skjul her for forsvarernes beskytning. Riksarkivet: KG II 138.