Forsvarsbygg har utviklet den nye modulen sammen med boligkontorene i Forsvaret og Forsvarets personell- og vernepliktssenter (FPVS). Den nye modulen blir tilgjengelig i Basen (www.forsvarsbygg.no/basen) fra 13. februar.
Alle som skal søke om bolig og kvarter i Forsvaret skal nå gjøre dette i nettportalen Basen. Her vil den enkelte søker kunne følge status for sin egen søknad og hente ut informasjon om sitt leieforhold.
– Søknadsprosessen vil bli svært lettvint for den enkelte søker. Søkeren kan sende sin bolig eller kvartersøknad fra hvor som helst i verden, og man kan bruke sin sivile epost-adresse, sier Kollen. Ole-Magne Kollen, som er sjef servicekontor og leder boligsekretariat nord i Hæren, har deltatt i arbeidsgruppa som har utviklet den nye modulen.
– I tillegg til å søke på bolig og kvarter, skal tjenesten brukes til å melde feil og mangler på bolig og kvarter, i tillegg til å bl.a. å bestille kortidsovernatting, sier Kollen.
– Kan oppstå feil
Som ved alle lanseringer av ny funksjonalitet kan det oppstå feil.
– Vi må be om litt «tålmodighet». Det vil mest sannsynlig dukke opp feil vi ikke har forutsett på forhånd. Forsvarsbygg vil sammen boligkontorene i Forsvaret fortløpende rette disse i Basen. Det er viktig at vi lanserer løsningen nå og får erfaring med den før den store bofordelingsrundene starter i april/mai, sier avdelingsleder for bolig og kvarter i Forsvarsbygg, Cecilie Jentoft. Totalt huser Forsvarsbygg ca, 7000 leietakere i Forsvaret, hvorav 5000 bor i kvarter og 1800 i bolig.
Betydelig effektivisering
– Den nye modulen bidrar til betydelig effektivisering både i Forsvarsbygg og Forsvaret. Det blir enklere for søkeren og mindre behandling for Forsvaret, sier Jentoft.
– Gevinsten for vår del gjør at vi slipper å punche alle søknader manuelt slik vi har gjort tidligere med papirsøknader. Nå vil søknadene bli hentet ned fra Basen når søknadsrunden stenges. Vår jobb blir da å påføre poeng, tjenestegjørende dager, klargjøre og gjennomføre tildelingen i det regionale boligrådet. Når tildelingsprosessen er ferdig, får alle søkerne tilbakemelding på resultatet av sin søknad, sier Kollen.
I tildelingsprosessen brukes «Bestemmelse om Forsvarets boligvirksomhet og reglement for utøvelsen av Forsvarets boligvirksomhet», av 01.08.2017.
Sikrere løsning
Enkelte brukere har vært skeptiske til digitaliseringen pga at man må oppgi mye informasjon om seg selv i søknadsprosessen?
– Faktisk blir den nye modulen enda sikrere enn dagens løsning. Det vil kun spørres etter minimum data, ansattenummer og fødselsdato. Ellers spørres det om øvrige opplysninger som er nødvendig for å behandle søknaden, sier Kollen.
Trinnvis utrulling
I første omgang er det kun søknadsutfyllingen som er tilgjengelig i Basen fra 13. februar. I løpet av de neste månedene vil muligheten for søkerne å sjekke «mine søknader», «mitt leieforhold» og muligheten til å melde feil og mangler ved boligen eller kvarteret bli rullet ut. – Vi håper å være i full drift med hele tjenesten til sommeren i år, sier Jentoft.