Saksbehandlingsrutiner

Generelt

• Verneplanens retningslinjer og bestemmelser skal legges til grunn for forvaltningen av festningsområdet og for alle typer planer, herunder etablissementsplaner, FDV-planer, restaureringsplaner m.v.
• Planen har gyldighet som forvaltningsplan for Forsvaret når den er godkjent av Riksantikvaren.
• Riksantikvaren (eller den han bemyndiger) er rette antikvariske myndighet i spørsmål som angår Akershus festning. Etter behov innhenter Riksantikvaren Byantikvarens uttalelse eller råd før avgjørelse treffes. I spørsmål som angår randsonene omkring festningen eller andre forhold som er av betydning for forholdet til byen forøvrig, skal Byantikvaren alltid konsulteres.
• For byggemeldingspliktige tiltak skal det i henhold til reguleringsbestemmelsene foreligge uttalelse fra både Riksantikvaren og Byantikvaren før vedtak fattes. Ansvaret for dette påhviler Plan- og bygningsetaten.
• Foruten verneplanenes bestemmelser, skal FB rutiner for kulturminneforvaltning legges til grunn for forvaltningen.

Søknader til Riksantikvaren

Dersom det skal utføres tiltak som i følge Vernebestemmelser skal godkjennes av Riksantikvaren, gjelder følgende prosedyre:

1. Tiltakshaver kontakter FB på et tidlig tidspunkt for rådgivning.
2. FB tar nødvendig forhåndskontakt med Riksantikvaren og Byantikvaren.
3. Søknad om tillatelse i henhold til vernebestemmelsene utformes deretter av tiltakshaver og sendes i god tid til FB. FB har ansvar for å ev. legge saken frem Riksantikvaren.

Søknadspliktige tiltak etter plan- og bygningsloven

1. Hvis det søknadspliktige tiltaket også er søknadspliktig til Riksantikvaren i henhold til vernebestemmelsene, følges ovennevnte søknadsprosedyre.
2. Tiltakshaver er ansvarlig for ev. forhåndskontakt/ konferanse med Plan- og bygningsetaten eller andre kommunale etater.
3. Søknad om byggetillatelse utformes av tiltakshaver og sendes Plan- og bygningsetaten til behandling. Riksantikvarens godkjennelse vedlegges søknaden. Søknad kan også sendes parallellt til Riksantikvaren og Plan- og bygningsetaten.

Oppfølging og kontroll av tiltak i prosjekterings- og utførelsesfasen

Antikvarisk kontrollant

For alle tiltak utover ordinært vedlikehold skal det være en antikvarisk kontrollant som følger opp prosjektet. Dette er vanligvis kulturminneforvaltningen i FB. Den antikvariske kontrollanten skal:

• Påse at tiltaket holder seg innenfor rammene som er gitt i Riksantikvarens vedtak.
• Bringe frem antikvarisk informasjon, påpeke og sørge for at det blir gjort nødvendige undersøkelser på stedet.
• Påse at antikvariske hensyn blir tilgodesett i tegnings- og beskrivelsesmaterialet.
• Påse at det blir stilt tilstrekkelige krav til utførende firmaer vedr. kunnskap om tradisjonelle byggemetoder og materialbruk.
• Være rådgiver og kontrollør vedr. detaljutførelse.
• Delta i prosjekterings- og byggemøter, befaringer, samt annen nødvendig oppfølging for å sikre antikvariske interesser.
• Påse at undersøkelser og arbeider blir tilfredstillende dokumentert.
• Være kontaktperson i forhold til Riksantikvaren.

I samarbeid med Riksantikvaren avtales hvilket mandat den antikvariske kontrollanten har til å treffe avgjørelser, likeledes hvorledes Riksantikvaren selv vil følge opp saken. Generelt forutsettes at alle betydelige avvik fra godkjent prosjekteringsmateriale må godkjennes av Riksantikvaren.

Dokumentasjon

Alle arbeider skal dokumenteres i form av beskrivelse, tegninger, fotografier, rapporter og evt. farge- og materialprøver. Det skal dokumenteres før, under og etter at arbeidet er utført. Ansvaret er tiltakshavers i samarbeid med antikvarisk kontrollant og engasjerte rådgivere. Antikvarisk kontrollant har ansvar for spesifisering av dokumentasjonsbehovet og nødvendige retningslinjer. Etter ferdigstillelse sammenstilles dokumentasjonen i arkivbestandig, rapports form. Foruten LFM og FBT skal Riksantikvaren ha kopi av dokumentasjonsmaterialet.

Arkeologiske undersøkelser

For tiltak på automatisk fredet grunn kan det bli stilt krav om arkeologiske undersøkelser. I henhold til kulturminnelovens § 10.1 belastes tiltakshaver for kostnadene.

Planer

Skjøtsels- og vedlikeholdsplaner

Skjøtsels- og vedlikeholdsplaner utarbeides med utgangspunkt i vernebestemmelsene av LFM/FBT. Slike planer skal omfatte prinsippløsninger for metoder og materialbruk, vedlikeholdsintervaller, nødvendige tiltak etc. FBT/S Fagkontor kulturminneforvaltning i samarbeid med AK v/Slottskonservatoren, er kulturminnefaglig rådgiver. Etter behov legges planer/tiltak frem for Akershuskomiteen til behandling, med tilsv. prosedyre som for 6.5.2 – Søknader til Riksantikvaren. Planene sendes FBT/S. FBT/S oversender deretter til Riksantikvaren for kontroll og prinsippgodkjennelse av løsninger.

Etablissementsplan

I følge FD's direktiv for EBA er Forsvarssjefen (FSJ) ansvarlig for etablissementsplanlegging for egne EBA i samarbeid med FB, og på grunnlag av funksjonelle behov og krav for de respektive brukere. Ansvaret for kulturminner er nevnt som eget punkt. Verneplanens bestemmelser vil være premiss for etablissementsplanen.

For at de kulturminnefaglige hensynene skal kunne bli ivaretatt vil det være viktig med tidlig kontakt mellom etablissementsplanleggingen og FBT/S Fagkontor kulturminneforvaltning, Slottskonservatoren og Riksantikvaren.

Se også kapittel om Vedlikehold og restaurering.